Професионалното преместване на офис включва много повече от товарене на мебели в бус. Необходимо е предварително планиране, правилно опаковане, маркиране, демонтаж, транспорт, разтоварване и подреждане на новото работно място.
Започнете с план за преместването
Най-бързото офис преместване започва още преди да бъде преместен първият кашон. Желателно е да определите точна дата, срок за приключване и човек от фирмата, който да координира процеса.
Ако компанията е по-голяма, определете отговорник за всеки отдел. Така счетоводството може да организира своите документи, IT отделът да подготви техниката, а търговският екип да сортира материалите и оборудването си.
Добре е предварително да бъде направен списък на всичко, което трябва да бъде преместено. Това позволява да се определи приблизителният обем на товара, броят на необходимите кашони, хората за преместване и подходящото транспортно средство.
Какво трябва да бъде подготвено преди деня на преместването?
Колкото повече работа бъде свършена предварително, толкова по-малко време ще бъде загубено в самия ден на преместването.
- Сортирайте документите, архивите и личните вещи.
- Изхвърлете или предайте за рециклиране ненужно оборудване.
- Направете резервни копия на важната информация.
- Опаковайте по-рядко използваните вещи няколко дни предварително.
- Маркирайте кашоните по отдели или помещения.
- Подгответе план на новия офис.
- Определете къде ще бъдат разположени бюрата и техниката.
- Уточнете достъпа за товарния автомобил до старата и новата сграда.
Преместване на компютри и офис техника
Компютърната техника обикновено е една от най-важните части от офис преместването. Всеки компютър, монитор, телефон, принтер или друго устройство трябва да бъде правилно опаковано и обозначено.
Практичен вариант е техниката на всеки служител да бъде маркирана с неговото име или номер на работното място. Кабелите също могат да бъдат поставени в отделни пликове и обозначени. Това значително ускорява повторното свързване в новия офис.
При сървъри, мрежово оборудване и по-специализирана техника е добре демонтажът и инсталацията да се координират с IT специалист. Целта е фирмената мрежа да бъде възстановена максимално бързо след преместването.
Демонтаж и преместване на офис мебели
Големите бюра, шкафове, конферентни маси и стелажи често трябва да бъдат частично или напълно разглобени преди транспортиране.
При професионално бизнес преместване на офис екипът може да организира демонтирането, опаковането, пренасянето и повторното сглобяване на мебелите.
Това е особено важно при големи офиси, защото опитът при разглобяване и товарене спестява значително време. Мебелите трябва да бъдат защитени от удари, надраскване и повреди по време на транспортирането.
Маркирането спестява часове работа
Една от най-простите, но най-ефективни техники е ясното обозначаване на всеки кашон.
Вместо да пишете само „офис“, използвайте обозначения като „Счетоводство – шкаф 2“, „Маркетинг – бюро 4“ или „IT – мрежово оборудване“. Ако новият офис има няколко помещения, всяко може да бъде номерирано предварително.
Така хамалите могат директно да оставят всеки кашон на правилното място, вместо след приключването на транспорта служителите да започнат ново вътрешно преместване. Човешката цивилизация вече е измислила етикетите, така че спокойно можем да се възползваме.
Как да преместите офис на българска фирма?
При българска компания процесът обикновено започва с оглед или уточняване на количеството мебели и оборудване. След това се определят необходимият транспорт, броят на хамалите и приблизителното време за работа.
Ако офисът продължава да работи активно, преместването може да бъде разделено на етапи. Първо се транспортират архиви и по-рядко използвани мебели, след това основното оборудване и накрая техниката, необходима за ежедневната работа.
За много компании е удобен вариант преместването да бъде извършено вечер, през почивен ден или в период с по-малко натоварване. Така прекъсването на бизнеса може да бъде сведено до минимум.
Какво е различното при чуждестранна компания?
При чуждестранните фирми често има допълнителни организационни изисквания. Представителството може да се управлява от чужбина, а човекът, който организира преместването, невинаги се намира физически в България.
В такъв случай е особено важно предварително да бъдат уточнени точният адрес, достъпът до сградата, етажът, наличието на асансьор, часовете за товарене и разтоварване и разпределението на новия офис.
При международни компании често се използват вътрешни стандарти за оборудване и идентификация на работните места. Добра практика е да бъде изпратен предварителен план на помещенията с номера на бюрата и отделите.
Комуникация и координация
Ако централата на фирмата е извън България, местният служител или офис мениджър трябва да разполага с ясни инструкции. Добре организираният хамалски екип може да работи по предварително зададен график и конкретна схема за преместването.
Това позволява на международната компания да контролира процеса, без да е необходимо представители от централата да присъстват през цялото време.
Транспортът трябва да бъде планиран предварително
Размерът на транспортния автомобил зависи от количеството мебели и техника. Използването на прекалено малък автомобил означава повече курсове и загуба на време. Прекалено голям автомобил понякога създава проблеми при достъпа до тесни улици, подземни паркинги или бизнес сгради.
Преди преместването трябва да бъде проверено дали пред сградата има място за спиране и товарене. При бизнес центровете е възможно да има конкретни часове или специален служебен вход за доставки.
Как да намалите прекъсването на работата?
Основната цел при едно бизнес преместване не е просто всичко да стигне до новия адрес. Важното е компанията да започне нормална работа възможно най-бързо.
Затова най-важните работни места могат да бъдат организирани първи. IT оборудването, интернет връзката, телефоните и основните бюра трябва да са сред приоритетите.
Ако организацията е добра, част от служителите могат да работят дистанционно по време на преместването, а останалите да се върнат в офиса веднага след активирането на основните системи.
Какво да направите след пристигането в новия офис?
След разтоварването първо трябва да бъдат поставени големите мебели. След това могат да бъдат разпределени кашоните и техниката по помещения и работни места.
Следва свързването на компютрите, телефоните, принтерите и мрежовото оборудване. Накрая могат да бъдат подредени архивите, консумативите и декоративните елементи.
При добре подготвен план служителите няма да прекарват първия си работен ден в търсене на зарядни устройства, клавиатури и документи из планина от еднакви кашони.
Професионалното преместване спестява време
Опитът да се организира цялото преместване само със служители на фирмата често изглежда като начин за спестяване на средства, но може да доведе до загуба на работно време, повредено оборудване и ненужно забавяне.
Специализиран екип разполага с опит при носене на тежки мебели, опаковане, товарене и транспорт. На сайта на Хамали Хари може да получите повече информация за хамалски и транспортни услуги в София.
При по-голямо професионално преместване на офис предварителната организация позволява да бъдат планирани хората, автомобилът, опаковъчните материали и последователността на работа.
Колко време отнема преместването на офис?
Няма универсален срок. Малък офис може да бъде преместен сравнително бързо, докато компания с десетки работни места, архиви и голямо количество техника изисква значително повече организация.
Времето зависи от количеството имущество, разстоянието между двата адреса, етажите, асансьорите, възможността за паркиране и необходимостта от демонтаж и монтаж.
Най-сигурният начин за ускоряване на целия процес остава предварителната подготовка.
Как да преместим офис бързо и организирано?
Бързото офис преместване не означава прибързано преместване. То означава всичко да бъде планирано предварително, всяка вещ да има обозначено място и целият екип да знае каква е последователността на работа.
Независимо дали управлявате малка българска фирма, голяма компания или международен бизнес с офис в София, правилната организация може да превърне преместването от няколко дни хаос в структуриран процес с минимално прекъсване на работата.
Подгответе техниката, маркирайте кашоните, планирайте разположението на новия офис и поверете тежката физическа работа и транспорта на екип, който има опит с бизнес премествания. Така новият офис може да започне да функционира много по-бързо, а вашият екип да се концентрира върху работата си, вместо върху носенето на шкафове по стълбите.
